Tout savoir sur le management dans la FPT

La PFR a un « effet couperet » ! Dans une note du 7 octobre, l'Association des maires de France dénonce les effets de la prime de fonction et de résultats. L'AMF y voit une vraie « mort subite » pour les collectivités qui se trouvent face à un dilemme : « adopter le modèle PFR ou ne plus du tout modifier leur régime indemnitaire ». Cela va « à l'encontre de la libre administration des collectivités territoriales » s'insurge Valérie Chatel, DGA RH du département du Nord et présidente de l'association des DRH des grandes collectivités. Le conseil général a d'ailleurs choisi de ne pas recourir à la PFR pour « ne pas mettre en place une politique de renforcement de l'individualisme ».

« Nous avons d'ailleurs déjà les instruments de valorisation individuelle avec les carrières, l'avancement de grade, argumente Valérie Chatel. Certaines collectivités ont déjà des systèmes de rémunération à la fonction et font des cotations de postes ». D'autres achèvent tout juste la modification de leur régime indemnitaire et n'ont pas encore besoin de franchir cette nouvelle étape. C'est le cas de Grenoble pour les cadres A. L'opération a pris trois ans et donne toute satisfaction. « Nous voulons le consolider et surtout travailler à l'augmentation du pouvoir d'achat des catégories C », explique le DGS, Gilles du Chaffaut.

Pour peu que les collectivités aient été un tant soit peu prévoyantes en matière de régime indemnitaire, il est encore possible de se passer de PFR. Car si y renoncer équivaut à être « un dinosaure conservateur », selon Laurence Chenkier, vice-présidente du SNDGCT également DAF-adjoint au SDIS du Rhône, l'important reste de ne pas léser les agents en limitant leur accès aux primes, la PFR ayant pour effet d'augmenter l'amplitude de leur variation, donc leur montant.

Répondre aux attentes des agents

L'une des pistes consiste à avoir au moins un surplus de rémunération assis sur la fonction. « Il permet de séparer le grade de la fonction en qualifiant mieux celle-ci par rapport à la technicité du poste et à l'encadrement de personnes. Mais elle doit rester une part relativement limitée du régime indemnitaire, qui suit l'avancement de grade, en n'étant qu'une variable d'ajustement, estime Gilles du Chaffaut, sinon les agents ne seront plus motivés ».

« Avoir une part variable dans le régime indemnitaire permet de répondre en grande partie aux attentes des agents, juge Laurent Roturier, DGS de Bron (39 700 habitants, 69) et a l'avantage d'être valable pour tous les agents, et non pas seulement pour ceux concernés par la PFR. Quel que soit le grade, la qualité du travail est ainsi reconnue. Or les agents attendent avant tout de la reconnaissance pour leur travail. De la part des élus et des usagers ». En ce sens, la PFR n'apporte aujourd'hui qu'une « réponse trop limitative ».
D'autres outils permettent de compenser l'absence de PFR. À Grenoble, on utilise l'avancement, les formations diplômantes, l'ouverture d'esprit. À Croissy-sur-Seine (10 300 habitants, 78), on mise aussi sur l'action sociale. Le département du Nord préfère, lui, travailler au renforcement des collectifs à travers l'amélioration des conditions de travail, l'avancement et les conditions d'augmentation des rémunérations.

Feuille de route des élus

La PFR ne concerne qu'une partie des agents. S'y engager implique une réflexion politique. Pour Laurence Chenkier, c'est même la base : « avoir une feuille de route de la part des élus qui n'existe pas toujours... », surtout pour la part résultat. Une collectivité n'est pas une entreprise pour laquelle on peut fixer des objectifs chiffrés (chiffre d'affaires, bénéfices...). « Nous sommes dans le service public pour lequel le résultat reste difficile à cerner. Il faut être plus subtil car nous sommes souvent dans le qualitatif », explique-t-elle. « On peut discuter d'objectifs chiffrés, admet Valérie Chatel. Mais le service public a besoin d'explorer d'autres champs. Sur le terrain, il n'est pas facile de demander à un agent de recevoir deux fois plus de personnes pour l'action sociale ou de passer deux fois plus de marchés publics ».
Mesurer la qualité, un travail délicat mais pas impossible. « Tous les qualiticiens le font », assure Bernard Breuiller, DGS du centre de gestion du Finistère, pour qui il n'est pas non plus extraordinaire de quantifier l'humain : « Quand un agent objecte qu'il ne peut pas s'occuper de plus de X personnes, il quantifie... » Laurent Roturier voit tout de même un danger dans « la motivation par l'argent dans des organisations où le travail est collectif. L'équilibre et l'équité dans les équipes sont tout aussi importants que l'individu. Le système de la PFR peut amener les agents à ne faire que ce que l'on mesure ».

S'aventurer dans la PFR exige donc des précautions. Cela demande « une certaine approche managériale et un certain courage », prévient Laurence Chenkier. Notamment pour éviter les tensions.

Si la part « prime de fonction » version PFR s'avère plus simple à mettre en place que la « part résultats », elle bouscule tout de même les organisations. Elle exige un « organigramme et une vision des fonctions clairement définis » pour Laurence Chenkier et de ne pas confondre fonctions et grades (même si parfois les deux se recoupent) pour ne pas retomber dans un régime indemnitaire. « Une fonction est déterminée librement dans une collectivité au regard de la position hiérarchique, du contenu du travail à accomplir, etc., et dépend de la structure ».

L'un des gros risques est que la cotation des postes constitue un frein à la mobilité. Lors de sa mise en place, la prime varie mais ensuite elle ne bouge plus. Or « un agent qui souhaite changer de fonction mais qui dans l'opération va encadrer moins de personnel risque d'être perdant par rapport à la prime de fonction, analyse Laurence Chenkier. Il faut donc prévoir une subtilité pour ne pas léser la mobilité »...

Pouvoir justifier le montant des primes

La prime de résultats concentre l'essentiel des réticences vis-à-vis de la PFR. Les détracteurs du système mettent d'ailleurs en avant que les résultats du service public sont avant tout des réussites collectives. La rémunération aux résultats dans la fonction publique « n'a rien de révolutionnaire, rappelle Bernard Breuiller. La rémunération différenciée existe déjà depuis longtemps puisqu'elle est basée sur le statut et non sur le travail. Pour les mêmes tâches, la même fonction, un rédacteur premier échelon ne touchera pas la même chose qu'un rédacteur douzième échelon. Chaque individu est différent. L'égalité est une valeur républicaine. Sur le plan politique et philosophique, on réclame de l'égalité, mais chacun veut de la différence, de la singularité. Chacun travaille différemment en fonction de son âge, de sa santé, et de façon variable dans le temps ». Seulement, la PFR pourrait bien amener un changement de culture. « Nous ne sommes pas habitués à faire varier à la baisse un régime indemnitaire », constate Laurence Chenkier. Or, qui dit prime aux résultats, dit variation à la hausse ou... à la baisse.

Cela suscite des inquiétudes. Mieux vaut donc y aller en procédant par étapes, conseille Bernard Breuiller : « Tout d'abord, rassurer en instituant une prime identique de base pour tout le monde. Puis attribuer un même montant de primes pour des raisons différentes (travail le soir, le week-end, etc., même s'ils n'appartiennent pas à la même catégorie d'agents). Ensuite différencier les individus à partir de l'évaluation de leur travail ».
Et pour que tout le monde y adhère, le DGS du CDG29 suggère de s'appuyer sur le management participatif. Chaque agent réfléchit à la détermination du référentiel d'appréciation d'une qualité, à la cotation de son poste... « Cela permet aux personnes de s'approprier les outils, voire de leur rappeler les choses de base comme le fait d'arriver à l'heure... »

Tout l'enjeu managérial se situe dans l'explication aux agents. À Croissy-sur-Seine, qui a momentanément suspendu la mise en place de la PFR, c'est ce qui a pris le plus de temps. « Les directeurs et chefs de services ne comprenaient pas que la cotation des postes concernait la fonction et les exigences du poste et non pas la personne. Ils avaient aussi peur de perdre de l'argent, explique Thomas Even, le DGS. Il y a eu des tensions. Nous avons dû faire un gros travail de pédagogie et de gros efforts pour dépassionner ce travail ». La PFR « implique aussi une capacité à définir les objectifs et à accompagner les encadrants pour qu'ils puissent expliquer qu'un agent ait eu ou non une prime », ajoute Diem Joulot, la responsable du service des moyens généraux. « Il faut pouvoir justifier » par des rapports et des comptes rendus qui permettront la traçabilité des décisions. « C'est lourd et complexe ! », prévient Laurence Chenkier.

Déconnecter l'évaluation de la prime

Il faut déterminer les profils de postes, évaluer par rapport à des objectifs fixés annuellement (variables d'une année sur l'autre), procéder à l'évaluation proprement dite et à l'attribution de la prime. Il est donc impératif d'objectiver le système de PFR en élaborant des paramètres d'analyse du résultat. Laurence Chenkier trouve dans le décret du 29 juin 2010 relatif à l'entretien professionnel des critères suffisamment « pertinents » et « applicables à tous » pour servir de référence (efficacité dans l'emploi et la réalisation des objectifs, compétences professionnelles et techniques, qualités relationnelles, capacité d'encadrement). Croissy-sur-Seine a préféré affiner davantage et a regardé, pour sa cotation de postes, le nombre d'agents à manager, le rôle stratégique du poste, l'expertise qu'il demande, le niveau d'intervention des élus pour son bon fonctionnement, l'importance du service par rapport aux habitants, par rapport à l'organisation interne, etc. « Par exemple, détaille Diem Joulot, les attentes en interne vis-à-vis du responsable RH et de l'agent chargé de la paie vont être les mêmes, mais l'expertise exigée par le poste va être différente donc cotée différemment ».

Pour plus de sérénité, certaines collectivités déconnectent l'évaluation de l'attribution des primes. « On garde ainsi la notion de service public », éclaire Diem Joulot. « L'opération s'avère beaucoup plus lourde que la notation pour le régime indemnitaire et peut mettre le manager dans une situation délicate », constate Laurence Chenkier. En partie pour cette raison, la ville de Croissy a différé sa PFR. « Nous allons revoir la définition des objectifs par rapport à la part variable et mieux les structurer afin d'être plus serein et éviter que la PFR ne nous explose à la figure », explique Thomas Even.

Sur le plan financier, les agents y gagnent la première année. Ensuite la prime peut être moindre par rapport à l'année n-1. « C'est là qu'il faut du courage au manager pour expliquer le montant de la prime », admet Bernard Breuiller. Comme il lui en faut dans l'évaluation du résultat, « seule mesure que l'on doit regarder. Le côté humain, émotif, ressenti doit être écarté ».

Un risque pour les finances publiques ?

La suspension du chantier PFR à Croissy-sur-Seine est en partie due au manque de visibilité sur les directives gouvernementales et donc le coût de l'opération. Le DGS, Thomas Even, ne veut « pas prendre le risque d'un engrenage ». Le régime indemnitaire actuel de la commune contient seulement une part fixe. « Nous ne voulons pas non plus instaurer une PFR trop basse pour ne pas risquer d'être moins attractif sur les recrutements par rapport à d'autres collectivités », explique la responsable du service des moyens généraux, Diem Joulot. La ville compte bien utiliser les nouvelles marges de manœuvre qu'offre la PFR, mais est encore trop l'inconnu.
Les plafonds des primes ont augmenté, « les collectivités ne pourront accorder plus d'argent que ce qu'elles ont », note Bernard Breuiller. À elles de fixer leurs propres limites. « Le minimum d'une prime, c'est zéro, rappelle-t-il. Le maximum dépend des textes. La PFR n'est coûteuse que par rapport à l'argent qu'on met dessus... ».
La présidente de l'association des DRH des grandes collectivités, Valérie Chatel, n'est pas du même avis : « La PFR est une gageure car on ne peut pas imaginer remettre en cause les montants existants. On ne peut pas faire moins. Mais nous n'avons pas les moyens d'effectuer une différenciation pointue ».
Le contexte économique et le blocage du point d'indice font de la PFR un outil « paradoxal » pour Laurent Roturier, DGS de Bron, car « coûteuse et limitée à certains agents ». Un seul exemple : l'État qui initie le mouvement en matière de PFR, « voit sa masse salariale continuer à augmenter malgré la baisse du nombre de postes ». Autrement dit, « la PFR, c'est un régime indemnitaire revu à la hausse »...

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À lire
- PFR : un chemin pavé d'embûches, La Lettre du cadre territorial n° 430, 15 octobre 2011.
- La PFR fait tache d'huile, La Lettre du cadre territorial n° 419, 1er avril 2011.
- Performance : tous chasseurs de primes ? La Lettre du cadre territorial n° 379, 1er mai 2009.

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